Déléguer ses tâches administratives à un assistant personnel pour optimiser sa productivité

Chaque année, vous consacrez en moyenne 142 jours ouvrés à la bureaucratie. Si vous êtes à la tête d’une très petite entreprise (TPE), ce nombre descend à 130. En termes de pourcentage, la gestion administrative occupe environ 48 % de votre temps. Surprenant, n’est-ce pas ?

Ces chiffres sont le résultat d’une enquête baptisée "À la recherche du temps perdu : impact de la bureaucratie". Réalisée par Sage et le cabinet Plumb, elle a mis le doigt sur un mal dont vous soupçonniez déjà l’existence… Le classement, l’archivage et le traitement des données sont des activités chronophages qui vous empêchent de recentrer vos activités.

Et non, ce n’est pas un danger à prendre à la légère. Toujours selon la même étude, tout ce temps perdu dans les piles de dossiers et les chiffres se traduit par un déficit financier de 43 milliards pour la France. Et selon l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE), 9 % des dépôts de bilan sont dus au fait que les managers ne consacraient pas assez de temps à leur cœur de métier.

Oui… Toutes ces heures passées à faire de l’administratif peuvent s’avérer contre-productives. Pour éviter de tomber dans cette spirale infernale, faites appel à Votre Assistant Personnel. Conciergerie de luxe, nous proposons à nos clients d’externaliser leur gestion administrative pour qu’ils puissent optimiser leur gestion du temps.

Comment déléguer ses tâches administratives ?

Il n’est pas facile de déléguer certaines missions à un collaborateur, fût-il de confiance. Habitué à tout gérer, vous n’avez pas pour habitude de laisser un tiers gérer votre comptabilité ou votre système d’archivage. Il est temps de se défaire de cette mentalité contre-productive.

Loin d’être une perte de contrôle, savoir déléguer est la clé de voûte d’un management réussi. Comment apprendre à sous-traiter ses tâches administratives ? Découvrez une méthode infaillible dans les lignes qui suivent.

Déterminer les tâches à déléguer

Cela vaut autant pour les externalisations administratives personnelles que professionnelles.

Pour les dirigeants d’entreprise, une délégation administrative bien pensée permet d’avoir plus de temps à consacrer au développement de son expertise. Bien que nécessaires au bon fonctionnement de la compagnie, certaines tâches chronophages peuvent désormais être traitées par un assistant administratif. Il s’agit notamment de :

• la fiscalité : paiement des impôts, changements de statuts juridiques, etc. ;
• la comptabilité : la notation des entrées, le listing des sorties, insertion des notes de frais, etc. ;
• le secrétariat : réception des appels, transmission du courrier, archivage des documents, etc. ;
• la prospection : phoning (par téléphone), closing (la conclusion d’une vente), le démarchage par e-mail, etc.
• la facturation ;
• la gestion de la paie ;
• le recrutement de nouveaux personnels ;
• etc.

Bien évidemment, la liste est loin d’être exhaustive. Pour faire simple, retenez que toutes les fonctions entrepreneuriales n’ayant pas directement trait à l’activité principale peuvent être sous-traitées, voire automatisées.

Quand il est au service d’un particulier, l’assistant personnel est à mi-chemin entre le majordome et l’organisateur événementiel. Autonome, il s’assure que les désirs de son client deviennent des réalités tangibles. C’est ainsi que ses tâches principales seront :

• le secrétariat : avez-vous une lettre à rédiger ? Des e-mails à envoyer à une entreprise ? Votre assistant personnel s’en chargera volontiers ;
• les démarches administratives : paiement des impôts, déclaration de revenus, demande de permis, etc. Ne perdez plus une seule seconde dans un bureau étatique ;
• la gestion de la maison : véritable majordome, un assistant personnel s’assure que votre demeure soit impeccable en toutes circonstances et que des fleurs fraîches vous attendent de retour de voyage ;
• la comptabilité : comptable sur les bords, un concierge de luxe peut vous aider à mettre de l’ordre dans vos finances ;
• l’achat de biens : est-ce que vous désirez acquérir une pièce de joaillerie ou un tableau de maître en toute discrétion ? Votre assistant personnel le fera pour vous ;
• l’organisation des événements : brunch dans votre jardin, séjour romantique à Venise, fête d’anniversaire surprise, etc. Un assistant personnel connaît toutes les bonnes adresses et repousse les limites de la créativité.

Expliquer clairement les objectifs

Une fois la tâche à déléguer identifiée, il est temps d’y accoler un but. Concrètement, quel est le but de cette externalisation administrative ?

Dans un cadre professionnel, il est possible de faire appel à un sous-traitant pour passer des appels de prospection. Dans ce cas, la mission pourrait être "contacter 25 prospects par jour". Pour une conciergerie de luxe dédiée aux particuliers, un exemple d’objectif serait "trouver des places pour la "fashion week de Paris" ou "organiser un voyage culturel à Rome".

Plus la cible à atteindre est précise, plus votre prestataire sera en mesure de l’atteindre.

Définir des points de contrôle

Pour qu’une externalisation de processus administratifs se passe bien, il est nécessaire de faire régulièrement le point sur l’état d’avancement de la mission. Lors des échanges avec votre assistant personnel, définissez des checkpoints. Dates, formats des rapports, indicateurs de succès, etc. Un suivi régulier vous permet d’éviter bien des déconvenues et d’être plus productif.

Lâcher du lest

Oui, vous avez bien lu : lâchez prise. Lors de la communication des objectifs, résistez à la tentation d’imposer une méthode à suivre. De même, en dehors des points de rendez-vous précédemment conclus, résistez à la tentation de jeter un coup d’œil à l’avancement du projet.

Si vous avez fait appel à une conciergerie de luxe, c’est parce que vous savez que la compagnie ne compte que des professionnels. Laissez donc ces derniers vous démontrer leur expertise.

Virtuoses de la gestion administrative, ils classeront vos dossiers avec une surprenante promptitude. Connaissant tout le gratin de Paris, ils dénicheront des billets VIP pour des événements exclusifs et vous feront découvrir des galeries artistiques hors du temps.