Qu’est-ce qu’une assistante personnelle ?

Une assistante personnelle a pour mission d’accompagner son client dans le cadre de ses activités et l’aider à gérer les tâches administratives difficiles et chronophages.

L’assistante personnelle est une personne de confiance à qui l’on peut tout déléguer.

Le but étant de pouvoir la laisser administrer en toute autonomie, les tâches qui lui ont été confiées. Elle peut assister son client tant dans sa vie personnelle que dans sa vie professionnelle.

Quelles sont les compétences d’une bonne assistante personnelle ?

  • La disponibilité
  • La flexibilité
  • L'écoute
  • La confiance
  • L'efficacité

Disponibilité : l’assistante personnelle est disponible pour son client dès lors qu’il en a besoin. Il arrive régulièrement que le client ait une demande urgente ou de dernière minute. La réactivité de l’assistante est la garantie d’une bonne entente.

Flexibilité : Que ce soit pour un besoin ponctuel ou un besoin sur la durée, il faut être en mesure de pouvoir répondre aux demandes du client dès qu’il en exprime le besoin. Les heures de travail sont fixées aux heures de bureau mais, il arrive souvent qu’il y ait des débordements.

Écoute : L’assistante doit être en mesure de comprendre les attentes des clients, car elle aura compris son fonctionnement et sa personnalité. Prendre le temps d’analyser les demandes, les situations afin de trouver la bonne réponse dans un temps le plus court possible. L’assistante doit toujours avoir en tête le coût de la prestation acceptable pour son client.

Confiance : Au vu du nombre des dossiers, tous différents les uns des autres, l’assistante personnelle doit garantir à son client une confidentialité très stricte. En effet, les tâches réalisées et les interventions ne concernent que l’assistante et son client. Les données échangées sont confidentielles et gardées en lieu sûr afin d’assurer au client une réelle tranquillité d’esprit.

Efficacité : Si l’assistante est appelée par ses clients, c’est pour réaliser des tâches qu’ils ne souhaitent pas faire eux-mêmes, que ce soit par manque de temps, par phobie ou procrastination. Les assistantes doivent anticiper et agir immédiatement, répondre efficacement afin que les tâches soient réalisées en temps et en heure.

Quelles sont les fonctions d’une assistante personnelle ?

L’assistante personnelle remplit de nombreuses des fonctions extrêmement variées. Elle doit être capable d’intervenir dans un très large champ d’actions car les demandes des clients sont toutes différentes. L’assistante personnelle doit être compétente sur les dossiers à très forte valeur ajoutées, relatives à la fiscalité et au juridique par exemple, et par ailleurs mener des actions dans des domaines moins complexes tels qu’organiser des vacances, s’assurer de la bonne réception d’un courrier ou un paquet, important.

Parmi les domaines d’intervention des assistantes personnelles, on peut retenir :

La gestion des propriétés immobilières :

  • S’occuper de l’administration et de l’entretien des biens immobiliers
  • Gérer les abonnements TV, Internet, eau électricité, etc.
  • Gérer les fournisseurs : assurances, syndics, entrepreneurs, jardiniers
  • Gérer les dégâts des eaux en relation avec l’assurance, superviser les travaux
  • S’occuper de A à Z des déménagements

Famille :

  • Aide au recrutement
  • Déclaration du personnel de maison
  • Inscription à l’école et aux activités

Immobilier :

  • Conseil et accompagnement dans l’achat et la location d’un appartement

Finances :

  • Interface avec la banque
  • Interface avec le family office
  • Interface avec le fiscaliste ou l’expert comptable
  • Etablissement de budgets
  • Suivi des revenus et des dépenses
  • Retraite
  • Succession

Loisirs et vie perso :

  • Organisation des vacances, des activités, billetterie
  • Achats des biens et des services

Administratif :

  • Démarches et formalités administratives
  • Gestion des notes de frais, classement / archivage
  • Paiement des PV, cartes de stationnement
  • Suivi des remboursements médicaux

Entreprise :

  • Facturation, notes de frais, interface avec le comptable, le fiscaliste, rapprochement bancaire

Relocalisation :

  • Accompagnement des expatriés dans la relocalisation : recherche de logement, suivi du déménagement, supervision de travaux, supervision de la décoration…

Après cet exposé assez complet des … des assistantes personnelles, après cette lecture … Si vous étouffez sous la charge de … Vous êtes tout à fait cible pour avoir recours à une assistante personnelle.