Le métier d’assistante personnelle, en quoi ça consiste ?
Qu’est-ce qu’une assistante personnelle ?
Une assistante personnelle a pour mission d’accompagner son client dans le cadre de ses activités et l’aider à gérer les tâches administratives difficiles et chronophages.
L’assistante personnelle est une personne de confiance à qui l’on peut tout déléguer.
Le but étant de pouvoir la laisser administrer en toute autonomie, les tâches qui lui ont été confiées. Elle peut assister son client tant dans sa vie personnelle que dans sa vie professionnelle.
Quelles sont les compétences d’une bonne assistante personnelle ?
- La disponibilité
- La flexibilité
- L'écoute
- La confiance
- L'efficacité
Disponibilité : l’assistante personnelle est disponible pour son client dès lors qu’il en a besoin. Il arrive régulièrement que le client ait une demande urgente ou de dernière minute. La réactivité de l’assistante est la garantie d’une bonne entente.
Flexibilité : Que ce soit pour un besoin ponctuel ou un besoin sur la durée, il faut être en mesure de pouvoir répondre aux demandes du client dès qu’il en exprime le besoin. Les heures de travail sont fixées aux heures de bureau mais, il arrive souvent qu’il y ait des débordements.
Écoute : L’assistante doit être en mesure de comprendre les attentes des clients, car elle aura compris son fonctionnement et sa personnalité. Prendre le temps d’analyser les demandes, les situations afin de trouver la bonne réponse dans un temps le plus court possible. L’assistante doit toujours avoir en tête le coût de la prestation acceptable pour son client.
Confiance : Au vu du nombre des dossiers, tous différents les uns des autres, l’assistante personnelle doit garantir à son client une confidentialité très stricte. En effet, les tâches réalisées et les interventions ne concernent que l’assistante et son client. Les données échangées sont confidentielles et gardées en lieu sûr afin d’assurer au client une réelle tranquillité d’esprit.
Efficacité : Si l’assistante est appelée par ses clients, c’est pour réaliser des tâches qu’ils ne souhaitent pas faire eux-mêmes, que ce soit par manque de temps, par phobie ou procrastination. Les assistantes doivent anticiper et agir immédiatement, répondre efficacement afin que les tâches soient réalisées en temps et en heure.
Quelles sont les fonctions d’une assistante personnelle ?
L’assistante personnelle remplit de nombreuses des fonctions extrêmement variées. Elle doit être capable d’intervenir dans un très large champ d’actions car les demandes des clients sont toutes différentes. L’assistante personnelle doit être compétente sur les dossiers à très forte valeur ajoutées, relatives à la fiscalité et au juridique par exemple, et par ailleurs mener des actions dans des domaines moins complexes tels qu’organiser des vacances, s’assurer de la bonne réception d’un courrier ou un paquet, important.
Parmi les domaines d’intervention des assistantes personnelles, on peut retenir :
La gestion des propriétés immobilières :
- S’occuper de l’administration et de l’entretien des biens immobiliers
- Gérer les abonnements TV, Internet, eau électricité, etc.
- Gérer les fournisseurs : assurances, syndics, entrepreneurs, jardiniers
- Gérer les dégâts des eaux en relation avec l’assurance, superviser les travaux
- S’occuper de A à Z des déménagements
Famille :
- Aide au recrutement
- Déclaration du personnel de maison
- Inscription à l’école et aux activités
Immobilier :
- Conseil et accompagnement dans l’achat et la location d’un appartement
Finances :
- Interface avec la banque
- Interface avec le family office
- Interface avec le fiscaliste ou l’expert comptable
- Etablissement de budgets
- Suivi des revenus et des dépenses
- Retraite
- Succession
Loisirs et vie perso :
- Organisation des vacances, des activités, billetterie
- Achats des biens et des services
Administratif :
- Démarches et formalités administratives
- Gestion des notes de frais, classement / archivage
- Paiement des PV, cartes de stationnement
- Suivi des remboursements médicaux
Entreprise :
- Facturation, notes de frais, interface avec le comptable, le fiscaliste, rapprochement bancaire
Relocalisation :
- Accompagnement des expatriés dans la relocalisation : recherche de logement, suivi du déménagement, supervision de travaux, supervision de la décoration…
Après cet exposé assez complet des … des assistantes personnelles, après cette lecture … Si vous étouffez sous la charge de … Vous êtes tout à fait cible pour avoir recours à une assistante personnelle.
Déléguer ses tâches administratives à un assistant personnel pour optimiser sa productivité
Chaque année, vous consacrez en moyenne 142 jours ouvrés à la bureaucratie. Si vous êtes à la tête d’une très petite entreprise (TPE), ce nombre descend à 130. En termes de pourcentage, la gestion administrative occupe environ 48 % de votre temps. Surprenant, n’est-ce pas ?
Ces chiffres sont le résultat d’une enquête baptisée « À la recherche du temps perdu : impact de la bureaucratie« . Réalisée par Sage et le cabinet Plumb, elle a mis le doigt sur un mal dont vous soupçonniez déjà l’existence… Le classement, l’archivage et le traitement des données sont des activités chronophages qui vous empêchent de recentrer vos activités.
Et non, ce n’est pas un danger à prendre à la légère. Toujours selon la même étude, tout ce temps perdu dans les piles de dossiers et les chiffres se traduit par un déficit financier de 43 milliards pour la France. Et selon l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE), 9 % des dépôts de bilan sont dus au fait que les managers ne consacraient pas assez de temps à leur cœur de métier.
Oui… Toutes ces heures passées à faire de l’administratif peuvent s’avérer contre-productives. Pour éviter de tomber dans cette spirale infernale, faites appel à Votre Assistant Personnel. Conciergerie de luxe, nous proposons à nos clients d’externaliser leur gestion administrative pour qu’ils puissent optimiser leur gestion du temps.
Comment déléguer ses tâches administratives ?
Il n’est pas facile de déléguer certaines missions à un collaborateur, fût-il de confiance. Habitué à tout gérer, vous n’avez pas pour habitude de laisser un tiers gérer votre comptabilité ou votre système d’archivage. Il est temps de se défaire de cette mentalité contre-productive.
Loin d’être une perte de contrôle, savoir déléguer est la clé de voûte d’un management réussi. Comment apprendre à sous-traiter ses tâches administratives ? Découvrez une méthode infaillible dans les lignes qui suivent.
Déterminer les tâches à déléguer
Cela vaut autant pour les externalisations administratives personnelles que professionnelles.
Pour les dirigeants d’entreprise, une délégation administrative bien pensée permet d’avoir plus de temps à consacrer au développement de son expertise. Bien que nécessaires au bon fonctionnement de la compagnie, certaines tâches chronophages peuvent désormais être traitées par un assistant administratif. Il s’agit notamment de :
- la fiscalité : paiement des impôts, changements de statuts juridiques, etc. ;
- la comptabilité : la notation des entrées, le listing des sorties, insertion des notes de frais, etc. ;
- le secrétariat : réception des appels, transmission du courrier, archivage des documents, etc. ;
- la prospection : phoning (par téléphone), closing (la conclusion d’une vente), le démarchage par e-mail, etc. ;
- la facturation ;
- la gestion de la paie ;
- le recrutement de nouveaux personnels ;
- etc.
Bien évidemment, la liste est loin d’être exhaustive. Pour faire simple, retenez que toutes les fonctions entrepreneuriales n’ayant pas directement trait à l’activité principale peuvent être sous-traitées, voire automatisées.
Quand il est au service d’un particulier, l’assistant personnel est à mi-chemin entre le majordome et l’organisateur événementiel. Autonome, il s’assure que les désirs de son client deviennent des réalités tangibles. C’est ainsi que ses tâches principales seront :
- le secrétariat : avez-vous une lettre à rédiger ? Des e-mails à envoyer à une entreprise ? Votre assistant personnel s’en chargera volontiers ;
- les démarches administratives : paiement des impôts, déclaration de revenus, demande de permis, etc. Ne perdez plus une seule seconde dans un bureau étatique ;
- la gestion de la maison : véritable majordome, un assistant personnel s’assure que votre demeure soit impeccable en toutes circonstances et que des fleurs fraîches vous attendent de retour de voyage ;
- la comptabilité : comptable sur les bords, un concierge de luxe peut vous aider à mettre de l’ordre dans vos finances ;
- l’achat de biens : est-ce que vous désirez acquérir une pièce de joaillerie ou un tableau de maître en toute discrétion ? Votre assistant personnel le fera pour vous ;
- l’organisation des événements : brunch dans votre jardin, séjour romantique à Venise, fête d’anniversaire surprise, etc. Un assistant personnel connaît toutes les bonnes adresses et repousse les limites de la créativité.
Expliquer clairement les objectifs
Une fois la tâche à déléguer identifiée, il est temps d’y accoler un but. Concrètement, quel est le but de cette externalisation administrative ?
Dans un cadre professionnel, il est possible de faire appel à un sous-traitant pour passer des appels de prospection. Dans ce cas, la mission pourrait être « contacter 25 prospects par jour« . Pour une conciergerie de luxe dédiée aux particuliers, un exemple d’objectif serait « trouver des places pour la « fashion week de Paris » ou « organiser un voyage culturel à Rome« .
Définir des points de contrôle
Pour qu’une externalisation de processus administratifs se passe bien, il est nécessaire de faire régulièrement le point sur l’état d’avancement de la mission. Lors des échanges avec votre assistant personnel, définissez des checkpoints. Dates, formats des rapports, indicateurs de succès, etc. Un suivi régulier vous permet d’éviter bien des déconvenues et d’être plus productif.
Lâcher du lest
Oui, vous avez bien lu : lâchez prise. Lors de la communication des objectifs, résistez à la tentation d’imposer une méthode à suivre. De même, en dehors des points de rendez-vous précédemment conclus, résistez à la tentation de jeter un coup d’œil à l’avancement du projet.
Si vous avez fait appel à une conciergerie de luxe, c’est parce que vous savez que la compagnie ne compte que des professionnels. Laissez donc ces derniers vous démontrer leur expertise.
Virtuoses de la gestion administrative, ils classeront vos dossiers avec une surprenante promptitude. Connaissant tout le gratin de Paris, ils dénicheront des billets VIP pour des événements exclusifs et vous feront découvrir des galeries artistiques hors du temps.
Pourquoi une assistante ?
Avez-vous besoin d’un assistant personnel ?
Nous sommes tous submergés par le travail et les responsabilités, mais quand nous demandons nous si nous devrions faire appel à un service d’assistants personnels ?
Pourtant, nous en avons des choses à déléguer ! La question est vraiment d’identifier ce que l’on pourrait confier à son assistant. “Étrangement, le plus difficile est de savoir quoi déléguer”, nous confie François, client Votre Assistant Personnel Chez Vous depuis 6 ans.
Grâce à la liste ci-dessous, vous saurez une bonne fois pour toutes s’il existe des tâches que vous pourriez facilement déléguer et vous trouverez la réponse à la question : est-ce qu’un assistant personnel changerait ma vie ?
Quelles tâches pourriez-vous déléguer ?
Administratif
- Tri du courrier et des papiers
- Déclaration d’impôts*
- Déclaration Cesu
- Paiement de factures
- Renouvellement papiers d’identité
- Carte grise
- Dossier inscription crèche
- Inscription école et activités
Voyages et sorties
- Réservation hôtel, train, avion
- Réservation de stages sportifs ou artistiques
- Pet sitting*
- Réservation restaurant
- Billetterie et bons plans
Santé et bien-être
- Prise de rendez-vous médicaux
- Carte vitale, mutuelle, suivi des remboursements
- Achat de médicaments
- Coiffure à domicile*
- Massage à domicile*
Véhicule et entretien
- Lavage et nettoyage voiture
- Réparations*
- Contrôle technique*
- Plein d’essence
Immobilier
- Recherche et visite d’appartements*
- Gestion dégât des eaux
- Demande de devis
- Recherche de prestataires petits travaux et jardinage
- Dépannage en urgence
- Gestion de déménagement*
- Garde meubles*
Si vous avez coché…
Entre 1 et 5 cases :
Avoir un assistant serait une petite cerise sur le gâteau, mais vous vous débrouillez bien sans.
Entre 6 et 10 cases
Avoir un assistant serait une petite cerise sur le gâteau, mais vous vous débrouillez bien sans.
Plus de 10 cases
Un assistant changerait votre vie, n’attendez plus et libérez du temps précieux.
*Pour les tâches spécialisées, VAP fait appel à des experts (par exemple, des fiscalistes pour la déclaration d’impôts.
Concrètement, comment ça se passe chez Votre Assistant Personnel ?
Nous sommes tous submergés par le travail et les responsabilités, mais quand nous
demandons nous si nous devrions faire appel à un service d’assistants personnels ?
En fonction du premier entretien avec le client, nous choisis sons l’assistante qui aura la personnalité et les compétences les mieux adaptées. Notre équipe est composée de nombreux talents, spécialisés dans des domaines très divers ce qui nous permet d’agir sur un champ d’action très étendu, de manière autonome, mais nous assurons bien entendu la liaison avec les comptables, les assureurs, les fiscalistes, les notaires, dans la plus stricte confidentialité.
L’assistante personnelle est dédiée à son client et se rend disponible pour lui, à tout moment de la journée et de la semaine, tant en cas d’urgence que dans le quotidien.
En outre, afin que le client puisse se sentir libre, le service proposé est à la carte et sans engagement. Ainsi, elle peut choisir de nous contacter lorsqu’elle le souhaite, aux moments qui lui conviennent le mieux.
“Je ne savais jamais quoi demander au début, pourtant ma to-do liste était longue comme le bras”, nous confie Géraldine. Le meilleur moyen de se lancer est d’établir un contact régulier dès le départ. Dès les premiers jours, votre assistante est dans les starting blocks. Vous êtes super occupé(e), elle l’a bien compris ! Alors, comme Géraldine, vous pouvez lui envoyer une petite to-do par mail ou par texto :
Nathalie,
Je travaille beaucoup cette semaine.
Pouvez-vous faire livrer un bouquet de fleurs à Valérie ?
Prendre un RDV pour le contrôle technique de la voiture.
Et il me faudrait un stage sportif pour mon grand pour les prochaines vacances scolaires.
J’aimerais trois propositions en France pour une semaine.
Mille mercis !
Géraldine
Ne culpabilisez pas, même s’il vous arrive d’être un peu bref dans vos messages. Vous êtes en face de quelqu’un de compréhensif qui veut vous faire gagner du temps. Parlez-lui simplement et directement.
« Je suis assistante personnelle depuis 8 ans maintenant et j’ai appris à établir des rapports sympathiques et professionnels avec mes clients. Ce sont des personnes qui savent ce que c’est que de travailler et qui ont réellement besoin d’aide. Chacune de leur demande leur permet de libérer du temps précieux pour eux-mêmes ou pour leur famille.” – Vanessa assistante VAP
La qualité de vie au travail
Révolue est l’époque où les instances managériales ne se souciaient guère des conditions de travail de leurs collaborateurs. Depuis la ratification de l’Accord National Interprofessionnel, en abrégé ANI, la Qualité de Vie au Travail (QVT) s’invite à tous les débats.
Est-ce que le contenu du travail est suffisamment enrichissant sur le plan intellectuel ? Est-il possible d’adopter des mesures de prévention des risques plus efficaces ? Qu’en ‘est-il du bien-être au travail ? Plus que jamais, les dirigeants ont à cœur de concilier santé au travail et performance globale.
Qu’est-ce que la qualité de vie au travail ?
La notion de bonheur au travail est somme toute complexe à cerner avec exactitude. Le 19 juin 2013, l’ANI n’a pas fourni une mais plusieurs explications (source : anact.fr).
C’est ainsi que l’amélioration des conditions au travail implique aussi bien la prévention des risques psycho sociaux (RSP) que l’optimisation de l’environnement de travail. Tout ce qui peut contribuer à faire en sorte que le salarié se sente bien est inclus.
Même s’il n’y a pas réellement de définition attitrée, la QVT s’appuie systématiquement sur trois piliers :
- les conditions d’emploi et de travail : est-ce que l’égalité professionnelle est respectée dans la compagnie ? Est-ce que l’organisation du travail allie productivité et vie extra-professionnelle ? Est-ce que la compétitivité de l’entreprise est toujours de mise ?
- la capacité d’expression et d’action : en cas de harcèlement, existe-t-il des mécanismes de recours ? La santé physique et la santé mentale sont-elles prises en charge par des établissements médicaux ? Y a-t-il régulièrement des cas de dépression ou de burn-out ?
- le contenu du travail : autonomie, valeur du travail, structure organisationnelle, … autant d’éléments qui pèsent lourd dans la balance.
Faisant partie intégrante de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), la QVT n’a qu’un seul but : s’assurer que le travail bien fait ne soit pas accompli au détriment de l’épanouissement personnel.
Comment évaluer la qualité de vie d’un environnement ?
Dans un guide très complet sur la QVT, l’État français s’est attelé à simplifier la santé au travail. De la lecture de cet outil, il ressort que l’outil d’évaluation privilégié des risques professionnels reste le questionnaire. Une ou plusieurs fois par an, recueillez les perceptions des collaborateurs quant à la santé au travail. Mieux encore… Repérez les signes distinctifs de mal-être professionnel.
Est-ce que vos salariés arrivent en retard ? Est-ce que les dépressions, burn-out et bore-out s’enchaînent ? Ou alors, avez-vous remarqué que la performance globale est en chute libre ? Attention… Ce sont autant de preuves qu’il est temps de procéder à une amélioration de la qualité de vie.
Comment améliorer la qualité de vie au travail ?
Dans « Le travail à cœur : pour en finir avec les risques psychosociaux », Yves Clot a été l’un des premiers à mettre le doigt sur l’importance du bien-être au travail. Dépression, mal être et frustration ne sont pas à prendre avec des pincettes. C’est la raison pour laquelle des organismes tels que Axismundi aident les compagnies à gérer au mieux leurs ressources humaines.
En tant que salarié, prenez soin de votre santé au travail en déconnectant réellement pendant vos pauses et en trouvant du sens à votre profession. Aménagez votre bureau pour le rendre plus accueillant possible et restez loin des collègues médisants. En cas de harcèlement ou d’autres pressions, parlez-en à un psychologue et au responsable RH.
Et si vous êtes l’un des décisionnaires, il vous incombe d’implémenter une démarche QVT respectant la réglementation en vigueur. Et parce que c’est un processus pouvant s’avérer complexe, le mieux reste encore de solliciter syow.fr. Spécialisés dans le team building et l’optimisation de la productivité, leurs agents sauront décupler le potentiel de vos collaborateurs.
Le quotidien d’une assistante personnelle
Points à aborder :
- Déroulé d’une journée
- L’organisation
- La gestion du temps
- Rapport avec les clients
But de l’article : Montrer à quoi ressemble le quotidien d’une assistante personnelle, comment celle-ci gère son temps, ses priorités et les missions / tâches qu’elle doit réaliser.
Donner un aperçu sur son quotidien et le partager -> comme une « behind the scene ».
Questions posées aux assistantes personnelles :
- Quelles sont les tâches que tu fais en premier ? Est-ce que tu les fais dans l’ordre des demandes ou est-ce que tu les organises selon le temps qu’elles prennent ?
- Lorsque tu dois te déplacer, comment procèdes-tu ? Tu te rends chez le client pour établir de nouvelles missions ?
- Comment fais-tu pour répartir ton temps entre chacun de tes clients ?
- Quel est le plus difficile à gérer ?
- Ta journée s’arrête-t-elle vraiment à 17h30 ?
- Dois-tu être en mesure de répondre à toutes les demandes à n’importe quel moment de la journée ou de la semaine ?
- Comment fais-tu pour répondre aux demandes des clients lorsque tu es en congé ?
- T’arrives-t-il de ne pas pouvoir réaliser certaines demandes ? Dans ce cas, comment pallies-tu le problème / l’obstacle
- 3 qualités indispensables selon toi pour être une assistante personnelle efficace ?